Die Entwicklung und Umsetzung einer IT-Strategie ist eine der zentralen Aufgaben des strategischen IT-Managements. Sie bildet die Grundlage, um die IT als Erfolgsfaktor für das Unternehmen zu positionieren. Aus unserer Erfahrung besteht der Prozess des strategischen IT-Management aus mehreren Beratungsteilen.

IT-Strategie-Prozess als systematischer Ansatz:

• Evaluation: Ein grundlegendes Verständnis schaffen
• Definition: Ein Zielbild entwerfen, technische Machbarkeit erarbeiten
• Initialisierung: Das Zielbild schärfen und mit Fachabteilungen und Stakeholdern abstimmen

Die erfolgreiche Umsetzung von IT-Projekten beginnt mit einer gründlichen Konzeption und Planung. Dabei spielen sowohl die technischen Aspekte als auch die fachlichen und organisatorischen Anforderungen eine entscheidende Rolle.

Aufnahme von Anforderungen und Ist-Situation

Zu Beginn eines Projekts ist es essenziell, die aktuellen Gegebenheiten und Anforderungen detailliert zu erfassen. Dies umfasst:

• Die Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur, Geschäftsprozesse und Ist-Kosten
• Die Identifikation von Optimierungspotenzialen
• Die Einbindung relevanter Stakeholder zur Erhebung ihrer Anforderungen

Durch eine umfassende Ist-Analyse wird sichergestellt, dass IT-Lösungen passgenau auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten werden.

Konzipierung von technischen Lösungen

Auf Basis der erhobenen Informationen erfolgt die Erarbeitung einer maßgeschneiderten IT-Lösung. Dies beinhaltet:

• Die Definition einer geeigneten Architektur und Systemlandschaft
• Die Auswahl geeigneter Technologien und Lösungen
• Die Erstellung eines Umsetzungskonzepts mit Zeit- und Ressourcenplanung
• Abstimmung der Konzeption mit Fachabteilungen und Stakeholdern

Die Konzeption eines IT-Systems sollte nicht nur funktionale und technische Aspekte, sondern auch Sicherheits-, Skalierbarkeits- und Effizienzanforderungen berücksichtigen.

Durch eine strukturierte Planung und Konzeption wird eine solide Basis für die erfolgreiche Umsetzung und den langfristigen Betrieb des IT-Systems geschaffen.

Die qualifizierte Angebotsanfragen und die Durchführung von Ausschreibungen sind essenzielle Prozesse, um wettbewerbsfähige und wirtschaftlich sinnvolle Beschaffungsentscheidungen zu treffen. Ziel ist es, die bestmöglichen Lösungen unter Berücksichtigung von Qualität, Kosten und Effizienz auszuwählen.

Kernaspekte der qualifizierten Angebots- & Ausschreibungserstellung:

Bedarfsanalyse & Anforderungsdefinition: Klärung der technischen, funktionalen und wirtschaftlichen Anforderungen als Grundlage für eine präzise Angebotsanfrage bzw. Ausschreibung.

Erstellung von Ausschreibungsunterlagen: Entwicklung klarer und transparenter Vergabedokumente, die alle relevanten Kriterien für eine faire und nachvollziehbare Bewertung enthalten. Insbesondere gehört hierzu die Erstellung von technischen und fachlichen Leistungsbeschreibungen gemäß dem Stand der Technik.

Markt- und Anbieteranalyse: Identifikation potenzieller Anbieter und deren Leistungsfähigkeit zur Sicherstellung eines optimalen Wettbewerbs.

Vergleich & Bewertung von Angeboten: Systematische Analyse eingehender Angebote anhand vordefinierter Kriterien wie Preis-Leistungs-Verhältnis, technischer Eignung und Nachhaltigkeit.

Verhandlungsführung & Vertragsgestaltung: Unterstützung bei der Vertragsverhandlung, um optimale Konditionen und rechtliche Sicherheit zu gewährleisten.

Dokumentation & Compliance: Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben, insbesondere bei öffentlichen Vergabeverfahren.

Unterstützung von öffentlichen Ausschreibungen: Die Unterstützung der Fachabteilungen und Vergabestellen bei öffentlichen Ausschreibungen umfasst die Begleitung des gesamten Vergabeprozesses – von der Erstellung der Vergabeunterlagen bis zur Zuschlagserteilung. Ziel ist es, ein rechtskonformes, transparentes und effizientes Verfahren sicherzustellen.

Kernaspekte der Unterstützung:

• Erstellung der Vergabeunterlagen: Unterstützung bei der Ausarbeitung klarer, rechtssicherer und vollständiger Ausschreibungsdokumente. Erstellung von Bewertungskriterien.
• Bieterfragen: Prüfung und transparente Beantwortung von Rückfragen der Bieter während des Verfahrens.
• Angebotsprüfung & Bewertung: Strukturierte Analyse der eingegangenen Angebote auf formale, wirtschaftliche und qualitative Aspekte gemäß den festgelegten Kriterien.
• Begleitung der Vergabeentscheidung: Unterstützung bei der Dokumentation, Kommunikation und rechtlichen Absicherung der Zuschlagsentscheidung.

Die Umsetzungsbegleitung von IT-Projekten umfasst die strukturierte Unterstützung und Steuerung während der gesamten Implementierungsphase. Ziel ist es, eine reibungslose Realisierung von IT-Lösungen sicherzustellen und die Effizienz der Prozesse zu maximieren.

Kernaufgaben der Umsetzungsbegleitung sind:

• Anforderungsmanagement: Sicherstellung, dass die definierten Anforderungen vollständig und klar dokumentiert sind und in der Umsetzung berücksichtigt werden.
• Projektsteuerung: Koordination der verschiedenen Projektbeteiligten, Überwachung der Meilensteine und Ressourcensteuerung zur Einhaltung von Zeit- und Budgetvorgaben.
• Kommunikation: Sicherstellung des Austauschs zwischen Fachbereichen, IT-Teams und externen Dienstleistern zur schnellen Lösung von Herausforderungen.
• Qualitätssicherung & Testing: Unterstützung bei der Testplanung, Durchführung von Qualitätskontrollen und Sicherstellung, dass die IT-Lösung den funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen entspricht. Durchführung und Unterstützung bei Abnahmen.
• Go-Live & Nachbetreuung: Unterstützung bei der Inbetriebnahme, Monitoring der Produktivumgebung und Optimierung nach der Einführung.

Durch eine professionelle Umsetzungsbegleitung wird sichergestellt, dass IT-Projekte effizient, zielgerichtet und nachhaltig erfolgreich umgesetzt werden.

Unser erfahrenes Projektmanagement, erworben in vielen Großprojekten, hilft Ihnen Ihr Projekt störungsfrei, kostensicher und termingerecht zu realisieren. Unter anderem gehören folgende Inhalte zu unseren Leistungen:

• Projektinitiierung
• Erstellen von Projektaufträgen
• Stakeholder Management
• Erstellung von Projektstrukturplänen
• Zeit-, Ressourcen- und Kostenplanung
• Projektdurchführung und Überwachung
• Koordination von Projektteilnehmer*innen und Schnittstellen
• Qualitätssicherung
• Projektbewertungen